Une Évolution Nécessaire de la GCE

Depuis plus d’une décennie, la Gestion de Contenu d’Entreprise (GCE) constitue un élément fondamental de l’architecture technologique des sociétés. Historiquement, elle se définissait comme un ensemble coordonné de processus, de stratégies et d’outils permettant à une organisation de capturer, de gérer, de stocker et de préserver efficacement son contenu. Toutefois, les besoins des entreprises et les solutions de GCE ont connu des transformations radicales ces dernières années.

À l’heure actuelle, la collaboration et le partage d’informations avec les collègues, les clients, les fournisseurs et d’autres partenaires commerciaux sont devenus des impératifs absolus. Pour répondre aux besoins des entreprises globales dotées de forces de travail numériques et réparties, la GCE s’est métamorphosée en services de contenu.

Les Multiples Avantages d’une Solution de GCE

Émanant des systèmes de gestion de documents des années 1990, le logiciel de GCE a été conçu pour apporter une couche d’entreprise à l’automatisation des processus axés sur les documents en back-end. Il s’est efforcé de créer un référentiel unique, une « source unique de vérité », où le contenu pourrait être stocké, géré, recherché et récupéré. Il a introduit des niveaux inédits de contrôle et de gouvernance de l’information.

Ces solutions se sont révélées extrêmement puissantes dans la gestion de documents et de dossiers. À mesure que de plus en plus de contenu était créé, dans des formats structurés et non structurés, les meilleurs logiciels de GCE garantissaient que tout était recherchable et accessible, tant pour les utilisateurs que pour les auditeurs et les responsables de la conformité.

Les Défis de l’Adoption de la GCE

Alors, pourquoi, malgré ces fonctions commerciales cruciales, de nombreuses implémentations sont-elles restées sous-utilisées ? Parce que l’accent initial des solutions de GCE était mis sur la technologie plutôt que sur les processus métier et les personnes qui les utilisent. Les organisations étaient davantage préoccupées par le contrôle de leur contenu que par l’optimisation de ce que leurs employés pouvaient en faire.

Cela a conduit à des systèmes qui étaient excellents pour capturer, stocker et gérer le contenu, mais qui étaient souvent difficiles à utiliser pour l’utilisateur final. Ces systèmes nécessitaient souvent des changements dans les méthodes de travail des employés pour s’adapter au système, ce qui entraînait une résistance au changement.

Les Capacités Étendues d’un Système de GCE

Le passage aux services de contenu offre aux organisations une nouvelle manière de connecter le contenu à leur entreprise numérique. Il fournit des outils, des techniques et des stratégies pour autonomiser les utilisateurs finaux en facilitant le travail, le partage et la collaboration sur le contenu.

Il leur donne accès au bon contenu au sein des applications avec lesquelles ils sont le plus à l’aise. En même temps, il renforce les fonctionnalités de contrôle et de gouvernance pour permettre un partage d’informations et une collaboration sécurisée à travers l’entreprise et avec des partenaires externes.

Pourquoi la GCE est-elle Toujours Pertinente ?

Les organisations ont toujours besoin des fonctionnalités fondamentales que le logiciel de GCE a toujours offertes. Il ne s’agit pas tant de remplacer que de construire de nouveaux services de contenu sur les fondations que la plupart des organisations ont établies avec leurs solutions de GCE, créant ainsi une plateforme de services de contenu.

Les Principaux Avantages de la Gestion de Contenu

1. Assurer la Conformité Réglementaire

À l’heure actuelle, les réglementations en matière de conformité, qu’elles soient internes ou externes, se durcissent. Avec la quantité de paperasse et de documentation que la plupart des entreprises doivent conserver, il est extrêmement difficile de garantir que les audits sont effectués avec précision et en temps voulu, surtout lorsque les processus d’affaires sont encore basés sur le papier ou des méthodes manuelles.

Une solution de GCE facilite les audits et autres exigences de conformité en apportant une structure et une sécurité à l’ensemble du processus d’audit. Cela permet aux équipes de mieux contrôler tous les documents pertinents. Équipées de ces outils, les organisations peuvent optimiser leurs processus internes et réduire ainsi les dépenses associées aux opérations manuelles.

2. Maintenir le Contrôle sur les Documents

Imaginez un instant que chaque représentant commercial de votre entreprise travaille à partir d’une liste de prix différente, ou que certains utilisent des contrats obsolètes pour conclure des ventes. Une solution de GCE permet de gérer les documents et les versions de manière centralisée. Les organisations, grandes ou petites, peuvent centraliser tous les fichiers pertinents, offrir une synchronisation hors ligne pour les utilisateurs à distance et garantir que tout le monde a accès aux versions les plus récentes des documents.

3. Offrir une Expérience Exceptionnelle aux Clients et aux Employés

Lorsqu’une organisation s’appuie sur des processus papier et des flux de travail manuels, cela peut avoir un impact négatif sur le service fourni aux clients. Les temps de réponse lents, l’absence d’une « source unique de vérité » et les erreurs introduites par l’homme peuvent tous contribuer à la mécontentement des clients ou des clients.

Une solution de GCE peut contribuer à améliorer la satisfaction des clients en accélérant les délais de réponse et en améliorant le contrôle qualité. De plus, elle peut aider à réduire les coûts en libérant le personnel des tâches manuelles et en appliquant des pratiques commerciales cohérentes pour garantir la responsabilité et la conformité.

4. Suivi de l’Information

La gestion intelligente de l’information sera essentielle pour les prises de décision basées sur les données de demain. Malheureusement, le stockage et l’accès efficaces aux documents dans les systèmes hérités sont souvent encore difficiles car, dans de nombreux cas, les données sont réparties dans des systèmes disparates.

Une solution de GCE ou de services de contenu permet une gestion complète du cycle de vie des documents, ainsi qu’un stockage sécurisé des documents, de leur création à leur destruction. Dans les GCE haute performance, les documents sont centralisés, recherchables et automatiquement liés au compte, au client, au patient ou à l’employé approprié.

5. Rationalisation des Processus Commerciaux

L’efficacité des processus commerciaux est primordiale pour la réussite et la stabilité financière de toute organisation. Les solutions de GCE de premier ordre s’intègrent aux applications principales (ERP, systèmes d’information étudiants, etc.) pour éliminer les silos d’information et rationaliser vos investissements technologiques existants.

6. Vers une Dématérialisation des Documents

Les documents papier consomment du temps et de l’espace dans toute l’organisation. Les ressources humaines, les comptes fournisseurs et clients, la gestion des installations et d’autres départements sont ralentis par les retards de traitement, les informations incomplètes et le travail en double lorsque les processus reposent sur le papier.

Les organisations qui passent au numérique se tournent souvent vers les solutions de GCE parce qu’elles améliorent la collaboration, génèrent des économies de coûts et assurent une meilleure gouvernance des données.

Action à Entreprendre : Comment Choisir la Bonne Solution de GCE

Le choix de la solution de GCE la plus adaptée commence par la compréhension des besoins spécifiques en contenu de votre entreprise. Personne n’est mieux placé que vous et votre équipe pour identifier ces besoins. Il est donc crucial de bien comprendre les exigences de votre entreprise en matière de contenu pour choisir la solution de GCE qui vous convient le mieux.